Tabellen – Formulare – Chaos pur?

Bei einer Beratung in den letzten Wochen hat mir eine Tagesmutter ihr Leid geklagt, dass sie von Formularen und Exceltabellen förmlich erschlagen wird:

• Meldung beim Jugendamt, welche Kinder anwesend waren, welche krank oder im Urlaub
• Meldung bei der Kommune, ob Krankheits- oder Urlaubstage im Monat angefallen sind (da es dann bestimmte Zuschüsse gibt)
• Beantragung der zweiten Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge beim Jugendhilfeträger
• Anmeldung und Abmeldung von Tageskindern

Diese ganzen Anforderungen von anderen Personen/Institutionen an Euch habe ich bisher tatsächlich unterschätzt. Ich bin dankbar für diese Tagespflegeperson, die mir ganz offen und ehrlich ihr Herz ausgeschüttet hat. Das ganze Drama dabei ist, dass beim Start niemand da ist, der unterstützen kann oder will.

Kennt jeder aus dem Leben

Und jeder kennt es, wenn man Dinge nicht täglich macht, vergisst man, wie es funktioniert und was man wo eintragen muss. Ich kenne es aus meinem täglichen Büroalltag: meine Mitarbeiterin für die Ablage der Buchhaltung (eine sehr liebe 17-jährige Unterstützung) macht diese nur einmal im Monat. Die Routine fehlt und es kommt regelmäßig die gleichen Fragen. Ganz ehrlich – das kann schon anstrengend sein, vor allem dann, wenn man gedanklich in einem anderen Thema unterwegs ist.

Wo liegt der Fuchs begraben?

Nun habe ich darüber nachgedacht, wie ich solche Prozesse und Abläufe so gestalten und vermitteln kann, dass meine Mitarbeiterin Sicherheit und Routine bekommt. Diese Lösung, die ich gefunden habe, passt vielleicht auch für Euch und Euren Umgang mit den nicht alltäglichen, sondern allmonatlichen oder alljährlichen Formularen und Anforderungen.

Wie sieht meine Lösung aus?

Meiner Mitarbeiterin erkläre ich nochmal sehr detailliert den Vorgang, worauf man achten muss (und warum es wichtig ist, darauf zu achten), wie die Ablage funktioniert und wie sie die richtigen Entscheidungen treffen kann. Gleichzeitig schreibe ich alles auf, was ich erkläre und mache daraus eine Art „Prozessbeschreibung“ (wer von Euch schon mal mit Qualitätsmanagement zu tun hatte, weiß wovon ich spreche), d.h. ich schreibe jeden einzelnen Schritt auf eine Karte.

Im Anschluss sprechen wir den Prozess nochmals durch und die Schritte werden ggf. nochmals angepasst oder auch erweitert. Meine Mitarbeiterin darf die Karten in der richtigen Reihenfolge sortieren. Im Anschluss schreiben wir eine Checkliste mit allen Schritten und Begebenheiten, die wichtig sind und diese Checkliste kommt dann bei den Belegen der Buchhaltung ganz oben auf.

Beim nächsten Mal kann sie sich den Vorgang mit Hilfe der Checkliste wieder ins Gedächtnis rufen und kann selbständig und selbstsicher die Aufgabe erledigen.

Wie geht das in der Kindertagespflege?

Sammle alle Formulare, die Du im Rahmen der Kindertagespflege nutzen musst an einem Ort. Nun nimmst Du Dir das erste Formular was ganz oben liegt und überlege, was Du genau damit machen musst. Manchmal brauchst du weitere Dokumente, um dieses Formular auszufüllen, manchmal brauchst Du nur Deinen Kalender. Schreibe Dir genau auf, welche ergänzenden Informationen Du immer für dieses Formular brauchst.

Schritt für Schritt zum Ziel

Im nächsten Schritt schreibst Du Dir auf, was in welches Feld eingetragen werden muss – Du kannst auch ein sog. Musterformular ausfüllen. Wenn Dir nicht klar ist, was in eine Lücke rein muss, dann schreibe Dir diese Frage auf – die ganzen Fragen sammelst Du und beim nächsten Praxisaustauschtreffen kann dieses Thema auch mal besprochen werden (Deine Mit-Tagesmütter werden Dir dankbar sein, denn Du bist nicht alleine!).

Wenn Du das Formular komplett durchgearbeitet hast und sicher bist, wie es auszufüllen ist, erstellst Du eine Checkliste und als Titel der Checkliste schreibst Du: Name des Formulars und wann Du es ausfüllen musst (Ende des Monats, alle 3 Monate usw.). Die fertige Checkliste kannst Du dann zusammen mit dem Formular in Deine Wiedervorlage am richtigen Termin einlegen.

Erstes Formular fertig?

Dann mach gleich mit dem nächsten Formular weiter. Zu zweit macht es mehr Spaß, vielleicht kannst Du das auch mit einer befreundeten Tagesmutter gemeinsam machen.

Fazit

Bei mir und meiner Mitarbeiterin hat es übrigens geklappt – sie weiß nun, wie wichtig die Ablage ist und wie sie diese pragmatisch und sinnvoll erledigen kann.

Du hast Dich wiedererkannt und möchtest bei diesem Vorgehen eine Beleitung haben? Melde Dich bei mir und wir finden die passende Lösung für Dich! Du musst da nicht alleine durch.

Du möchtest mehr Informationen zum Thema „Wie führe ich mein Büro/Unternehmen“ haben? Dann komm in meine Facebook-Gruppe @tagesmütterheldin und abonnier meinen Newsletter.

Eure Gabriele Kretzer