Büroorganisation – unsexy aber notwendig!

Was viele nicht wissen: vor meiner Zeit als Beraterin war ich selbständig mit einem Bürosortierdienst, d.h. ich habe in Büros für Ordnung gesorgt und meine Kunden konnten nach meinem Einsatz diese Ordnung auch weiterhin aufrechterhalten.

Nun habe ich von einigen Tagespflegepersonen die Rückmeldung erhalten, dass die Büroorganisation immer wieder eine Herausforderung darstellt und dadurch diese notwendigen Arbeiten immer wieder aufgeschoben werden.

Das muss nicht sein und eine funktionierende Ordnung kannst auch Du erreichen. Hier einige Tipps, die Dir helfen können, diesen Bereiche Deiner Arbeit auch in den Griff zu bekommen:

Schreibtisch

Bei den meisten meiner Kunden sieht man den Schreibtisch vor lauter Papier gar nicht mehr. Alles, was an Papier ins Haus kommt, wird dort erst einmal abgelegt. Und da spielt es keine Rolle, ob man einen separaten Schreibtisch hat oder den Esstisch dafür nutzt – die Stapel an Papier werden meist größer als kleiner über den Tag oder die Woche verteilt.

Mein erster Tipp: Alles weg vom Schreibtisch!

Um Deinen Schreibtisch bzw. Deinen Papierkram besser zu organisieren, räume einmal alles weg, was nicht niet- und nagelfest auf Deinem Schreib-(Ess-)tisch ist. Am besten packst Du alles in einen Karton oder eine Klappkiste – darum kümmern wir uns dann später. Denk daran – alles kommt weg (Papier, Deko, Tacker, Locher, das Haargummi von der Tochter, das Spielzeugauto vom Nachwuchs, die Fotos usw. einfach alles). Jetzt kannst Du schon mal das erste Erfolgserlebnis – einen komplett leeren Schreibtisch – verbuchen. Genieße das Gefühl und dann geht es weiter zum nächsten Tipp.

Mein zweiter Tipp: ein funktionierendes Organisationssystem!

Du hast jetzt einen leeren Schreibtisch und um Deine Büroarbeit nun mehr zu organisieren, erstellen wir für Dich nun ein praktikables Ablagesystem. Überlege Dir, welche Aufgaben und Dokumente du täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich zu tun hast. Das sind Deine Aktivitäten.

Für Deine Ablage überlegst Du, welche Vorgänge wirklich abgelegt werden müssen (im geschäftlichen musst Du alle Belege/Dokumente/Verträge 10 Jahre aufbewahren). Welches System ist da für Dich praktikabel? Nach Kindern (alles, was ein Kind betrifft kommt in eine Mappe (Vertrag, Bescheid vom Jugendamt, sonstige Absprachen usw.), oder nach Thema (alle Betreuungsverträge in eine Mappe, alle Bescheide in eine Mappe usw.). Für die Ablage kannst Du Ordner oder Hängemappen wählen. Der Vorteil bei den Ordnern ist, dass sie günstig sind, nachteilig ist, dass sie sehr viel Platz verbrauchen und Du alles lochen musst. Für eine vertikale Ablage (z.B. Mappei oder Classei) spricht, dass sie sehr platzsparend und leicht zu organisieren ist, nachteilig ist die Anfangsinvestition. Informiere Dich oder engagiere einen Büroprofi, der Dich da unterstützt. Weitere Informationen bekommst Du auch bei unserem Webinar zum Thema Ablagesystem in der Kindertagespflege.

Das Ordnungssystem sollte einfach und schlank sein und vor allem zu Dir passen. Du kannst auch gut mit Farben arbeiten, wenn Dir das bei der Orientierung hilft.

Nachdem dein Schreibtisch seit dem ersten Tipp vollkommen leer ist, geht es nun an die Reorganisation. Richte Dein neues Organisationssystem ein, beschrifte die Ablage und frag Dich bei den Gegenständen, die Du vom Schreibtisch genommen hast, ob Du sie wirklich benötigst oder Du ruhig auf sie verzichten kannst. Bei den Papieren entscheide: kann weg (dann auch wirklich gleich weg in die Papiertonne), muss in die Ablage (das wird gesammelt und dann in einem Rutsch abgelegt), muss sofort erledigt werden (das bleibt auf dem Schreibtisch), muss im zeitlichen Verlauf erledigt werden (das kann in die entsprechende Wiedervorlage z.B. einem 1-31 Pultordner oder die Wiedervorlage von Mappei/Classei).

Mein dritter Tipp: verlasse am Freitag Deinen Arbeitsplatz sauber!

Das gilt nicht nur für den Bereich der täglichen Kindertagespflege, sondern ganz besonders auch für den Schreibtisch. Nichts verursacht mehr Stress als der ständige Blick auf unerledigte Dinge. Investiere die letzten 10 – 20 Minuten am Freitag vor dem Wochenende, um den Schreibtisch aufzuräumen. Sortiere die Dokumente durch, entsorge Dinge, die du nicht mehr benötigst und dann weißt Du am Montag gleich, wo Du mit der Arbeit weitermachen kannst. So startest Du entspannt in das Wochenende.

Mein vierter Tipp: Konzept der leeren Schreibtische!

Jeden Abend sollte Dein Schreibtisch leer sein. So wie Du jeden Abend die Spielecke Deiner Tageskinder aufräumst, darfst Du auch Deinen Schreibtisch aufräumen – alles, was über den Tag verteilt reingekommen ist, wird am Abend entsprechend versorgt: Müll, Ablage oder zu erledigen (dann bitte terminieren).

Mein fünfter Tipp: Keine Papierstapel!

Vermeide Papierstapel auf Deinem Tisch – oder Deiner Schublade – oder im Ablagekasten – oder in Deinem Mailprogramm – oder oder oder! Stapel sind schnell angesammelt und schwer wieder wegzubekommen. In Papierstapeln gehen wichtige Informationen unter und Dokumente, die du gar nicht mehr benötigst, engen Dich beim Arbeiten ein. Sortiere die Dinge deswegen immer sofort ein und frage Dich bei jedem Dokument, ob Du es überhaupt benötigst, bzw. Du es nicht auch digital ablegen könntest.

Mein sechster Tipp: Einmal im Quartal alles durchsortieren!

Wenn Du alles einmal im Quartal durchsortierst, hältst Du Deine Ablage und ToDo’s schlank und Du verschaffst Dir regelmäßig einen wertvollen Überblick.

Arbeitsorganisation – Zeitmanagement

Mein erster Tipp: To-Do-Liste

Du hast 1000 Dinge im Kopf, die alle irgendwie/irgendwann/irgendwo erledigt werden müssen/wollen. Das kann ganz schön anstrengend sein. Wenn Du dann gleich mit einer To-Do-Liste beginnst, wird die genauso wirr und unsortiert, wie in Deinem Kopf. Eine effektivere Methode ist das Mind-Mapping. Nutze die Kraft der Kreativität, um Deinen Kopf zu leeren. Was Du dazu brauchst in ein leeres Blatt Papier und einen Stift, ggf. bunte Stifte. Setze Dich nun in Ruhe hin und schreib in die Mitte des Blattes „To-Do“ oder „zu machen“ oder „meine Brüllgedanken“ oder was auch immer Dein Gedankenwirrwarr gut beschreibt. Dann fängst Du an, alles unsortiert (!) aus dem Kopf zu schreiben (kennst Du Harry Potter? Da hat Professor Dumbledore ein Denkarium, dort werden die Gedanken aus dem Kopf zwischengespeichert – das ist eine MindMap). Während des Schreibens werden die Gedanken zu Themen sortiert – jedoch noch nicht priorisiert.

Manchmal muss Du mehrere MindMaps erstellen: eine für die Kindertagespflege, eine für die Familienorganisation, eine für Dich usw.

Erst wenn alle Gedanken notiert sind, wird daraus eine To-Do-Liste erstellt (nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) und dann geht es erst ans Abarbeiten dieser To-Do-Liste.

Mein zweiter Tipp: erstelle Dir einen Zeitplan

Auch hier kannst Du wieder mit einer MindMap arbeiten, da es wichtig ist zu wissen, was wann erledigt werden muss. Es gibt Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesaufgaben die entsprechend zugeordnet werden.

Sobald Du einen Überblick über diesen großen Zeitplan hast, kannst Du jeweils am Abend vorher, Deinen nächsten Tag planen. Wichtig: nicht mehr als 20% Deiner freien Zeit verplanen – es kommt immer wieder mal da Leben dazwischen.

Mit der Zeit erreichst Du eine ziemlich genaue Planung – dafür brauchst Du aber Erfahrung und daher mein Tipp nebenher: setze Dich nicht unter Druck und gut ist besser als perfekt. Es geht nicht um den perfekten Zeitplan, es geht um die pragmatische und effiziente Erledigung von Aufgaben.

Mein dritter Tipp: Fasse Aufgaben zusammen!

Wenn Du Termine zu vereinbaren hast, nimm Dir eine halbe Stunde und vereinbare alle in einem Rutsch. Wenn Du Deine Zahlen monatlich erfassen willst, nimm Dir eine Stunde (und möglichst immer die gleiche Stunde am gleichen Monatstag) und kümmere Dich in dieser Stunde nur um Deine Zahlen. In einer anderen Stunde erledigst Du dann die Statistik für das Jugendamt.

Ich spreche hier gerne von „zeitdichten Schotten“, d.h. in dieser vorher fest definierten Zeit machst Du nur diese eine Aufgabe und sonst nichts. Hilfreich ist auch, wenn in dieser Zeit nichts anders auf dem Schreibtisch liegt, als die Unterlagen, die Du für die Erledigung dieser einen definierten Aufgabe brauchst. Bei mir liegen z.B. beim Schreiben dieses Blogartikels meine Notizen zu dem Thema, zwei Bücher zu dem Thema und meine Stifte für die MindMap – sonst nichts.

Mein vierter Tipp: Eat the frog!

Was soll denn das schon wieder heißen? Ganz einfach, die Aufgabe, auf die Du am wenigsten Lust hast, erledigst Du als allererstes. Das hat zwei positive Effekte: 1. Bist Du befreit von dieser ungeliebten Aufgabe und 2. Kannst Du das als Erfolgserlebnis für den ganzen Tag mitnehmen. In meiner Arbeitswelt muss ich z.B. Beratungsberichte schreiben – das ist so die langweiligste Aufgabe bei meiner Tätigkeit. Aber sie müssen halt geschrieben werden. Regelmäßig schiebe ich das vor mir her und irgendwann werde ich angemahnt, die Berichte abzugeben. Dann lebe ich nach dem Motto „eat the frog“: jeden Morgen drei Berichte, bevor ich mein Mailprogramm öffnen, den AB abhöre oder meine Wiedervorlage zur Hand nehme. Nach den drei Berichten kann ich dann motiviert in den Tag starten. Nach spätestens einer Woche habe ich alle „Frösche“ gegessen.

Mein fünfter Tipp: Ein Notizbuch!

Lebst Du auch mit PostIts, beschriebenen Notizzetteln, die überall rumfliegen oder Karten/Einladungen/Informationen, die nicht verloren werden sollen? Viele Menschen pinnen solche Papiere an eine Pinnwand (egal ob digital oder analog). Mit der Zeit wird diese Pinnwand immer voller und die neuen Informationen überdecken die alten und wir haben wieder mal einen Stapel produziert.

Für mich habe ich schon seit viele Jahren eine andere Lösung gefunden: ich arbeite mit schönen (!) Notizbücher, die ich durchaus auch mal verziere. Dort wird alles reingeschrieben, reingeklebt oder eingelegt, was mir den ganzen Tag begegnet. Täglich schreibe ich auf eine neue Seite das aktuelle Datum und dann kommt da alles rein, was mir in den Sinn kommt (was ich nicht vergessen möchte), wenn ich etwas tolles sehe oder kennenlerne (bei Euch vielleicht ein neues Fingerspiel oder ein Ausflugsziel für Eure Tageskinder), wenn mich jemand darum bittet, etwas zu erledigen, meine Notizen bei Besprechungen (ich bin Elternbeiratsvorsitzende, da gibt es so viele unterschiedliche Meetings, dass ich durchaus den Überblick verlieren kann). Dieses Notizbuch ist mein Gehirn und alles was da drinsteht, wird auch erledigt bzw. wird daran gedacht.

Büroorganisation – unsexy aber notwendig!

Welche Vorteile liegen in diesem Buch: es fliegen keine losen Zettel mehr rum, Du kannst jederzeit nachlesen, was vereinbart wurde, Du kannst Deine ToDo-Liste leichter erstellen und es ist alles an einem Platz.

Nun hast Du einen guten Überblick bekommen, wie Du Dich und Deinen Papierkram besser organisieren kannst. Hast Du Herausforderungen, für die Du eine Lösung brauchst? Schreib mir in den Kommentaren oder auf meiner Facebook Seite, um was es geht und dann bekommst Du eine Idee von mir, wie Du es lösen kannst. Ich freue mich auf den Austausch mit Dir.

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